大总管个人信息处理说明
（含个人信息处理的合法性依据）
版本号：V1.0 生效日期：2026 年 9 月 18 日 适用主体：大总管（上海）科技有限公司 适用产品：大总管律所管理系统（含通过 WorkBuddy 开放平台提供的"大总管律所OA"连接器）
一、编制依据与目的
本说明依据《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国数据安全法》《信息安全技术 个人信息安全规范》（GB/T 35273）等法律法规和国家标准编制，旨在向监管机构、合作平台及用户明确披露大总管（上海）科技有限公司在提供大总管律所管理系统服务过程中处理个人信息的处理者角色、处理范围、处理方式及合法性依据。
二、处理者角色界定（关键说明）
本系统是律师事务所的内部办公管理工具。在个人信息处理活动中，我们与律师事务所的角色划分如下：
| 角色 | 主体 | 职责 |
|---|---|---|
| 个人信息处理者（决定处理目的和方式） | 律师事务所 | 决定收集哪些当事人/委托人/律师信息、用于何种业务目的、保存多久 |
| 受托处理者（受委托处理） | 大总管（上海）科技有限公司 | 按照律所的指示提供系统存储、处理、展示、备份等技术服务 |
2.1 作为受托处理者的处理活动
对于律所录入的案件当事人信息、委托人信息等业务数据，我们仅按照律所的指示处理，具体包括：
- 不主动收集，仅存储律所录入的数据；
- 不超出律所指示的目的和方式使用；
- 不向任何第三方提供（法律法规强制要求除外）；
- 服务终止后按律所指示返还或删除数据；
- 协助律所履行个人信息保护义务（如响应当事人的查阅、删除请求）。
我们不会将业务数据用于任何自身的商业目的，包括但不限于数据分析、模型训练、广告推送、数据交易。
2.2 作为独立处理者的处理活动
对于以下场景，我们作为独立的个人信息处理者决定处理目的和方式：
- 律所管理员的开户信息（姓名、手机号、邮箱、职务）；
- 本系统用户账号的登录日志、操作日志；
- 用户为获取技术支持而主动提交的联系信息；
- 用户通过 WorkBuddy 连接器使用本系统时产生的调用日志。
三、处理的个人信息清单
| # | 信息类别 | 具体信息项 | 敏感程度 | 来源 | 处理目的 |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 账号信息 | 姓名、手机号、电子邮箱 | 一般 | 律所管理员录入 | 账号创建与身份识别 |
| 2 | 组织信息 | 所属律所、部门、职务、上下级关系 | 一般 | 律所管理员录入 | 权限与审批流配置 |
| 3 | 执业信息 | 律师执业证号、执业年限、专业领域 | 一般 | 律所录入 | 律师档案与案件分配 |
| 4 | 登录信息 | 登录账号、加密后的密码 | 一般 | 用户自主设置 | 身份验证 |
| 5 | 日志信息 | 登录时间、IP 地址、设备标识、操作记录 | 一般 | 系统自动采集 | 安全审计、异常检测 |
| 6 | 案件当事人信息 | 姓名、证件号码、联系方式、住址、案情 | 敏感 | 律所录入 | 案件管理（受托处理） |
| 7 | 委托人信息 | 姓名/名称、证件号码、联系方式、地址 | 敏感 | 律所录入 | 委托人管理（受托处理） |
| 8 | 财务信息 | 付款人、收款金额、银行账号、发票抬头及税号 | 敏感 | 律所录入 | 财务与开票管理（受托处理） |
| 9 | 用印信息 | 申请人、审批人、用印文件内容 | 一般 | 律所录入 | 印章使用管理（受托处理） |
| 10 | 案卷材料 | 合同、法律文书、证据材料等附件 | 敏感 | 律所上传 | 文档管理（受托处理） |
| 11 | 个人 API Key | 系统签发的访问密钥 | 敏感（凭证） | 系统签发 | 连接器身份鉴权 |
我们既不收集也不处理任何生物识别信息、医疗健康信息、金融账户密码、行踪轨迹、不满十四周岁未成年人信息。
四、个人信息处理的合法性依据
我们严格依据《中华人民共和国个人信息保护法》第十三条所列情形，为每一项处理活动确定合法性依据。
4.1 逐项依据对照表
| # | 处理活动 | 合法性依据 | 法律条款 | 具体说明 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 创建系统账号、采集姓名与手机号 | 履行合同所必需 | 《个保法》第 13 条第 1 款第 2 项 | 用户使用本系统须先建立账号，姓名与手机号是身份识别与账号验证的最小必要信息 |
| 2 | 采集所属律所、部门、职务 | 履行合同所必需 | 《个保法》第 13 条第 1 款第 2 项 | 权限管理与审批流配置是本系统的核心功能，组织信息为其必要前提 |
| 3 | 登录日志与操作日志采集 | 履行合同所必需 + 履行法定义务 | 《个保法》第 13 条第 1 款第 2、3 项；《网络安全法》第 21 条 | 保障网络安全、留存网络日志不少于六个月系法定义务；安全审计系服务本身的必要组成部分 |
| 4 | 律师执业信息登记 | 取得个人同意 | 《个保法》第 13 条第 1 款第 1 项 | 由律师本人确认后由律所录入，用于案件承办与档案管理 |
| 5 | 受托处理案件当事人信息 | 取得个人同意（由律所作为处理者取得） | 《个保法》第 13 条第 1 款第 1 项 | 律所在承接案件时已通过《委托代理合同》《授权委托书》取得当事人的同意或授权 |
| 6 | 受托处理委托人信息 | 为订立、履行合同所必需 | 《个保法》第 13 条第 1 款第 2 项 | 委托人信息是订立和履行《委托代理合同》的必要内容 |
| 7 | 受托处理诉讼当事人信息 | 为履行法定职责或法定义务所必需 | 《个保法》第 13 条第 1 款第 3 项；《律师法》第 31 条 | 律师承办法律事务须了解案件事实，属履行法定职责所必需 |
| 8 | 处理财务、开票信息 | 为履行法定义务所必需 + 履行合同所必需 | 《个保法》第 13 条第 1 款第 2、3 项；《税收征收管理法》 | 开具发票、账簿留存系法定义务；收款登记系服务必要功能 |
| 9 | 处理用印申请信息 | 履行合同所必需 | 《个保法》第 13 条第 1 款第 2 项 | 印章使用管理是律所合规管理的基本要求 |
| 10 | 个人 API Key 的签发与校验 | 履行合同所必需 | 《个保法》第 13 条第 1 款第 2 项 | 系提供连接器服务的必要鉴权手段 |
| 11 | 处理个人信息以应对安全事件 | 为应对突发公共卫生事件或紧急情况下为保护自然人的生命健康和财产安全所必需 | 《个保法》第 13 条第 1 款第 4 项 | 属法定免责情形 |
4.2 关于敏感个人信息的特别依据
对于案件当事人证件号码、财务信息等敏感个人信息，依据《个人信息保护法》第二十九条，处理敏感个人信息应当取得个人的单独同意。我们的处理逻辑如下：
- 我们作为受托处理者，不直接面对信息主体采集；
- 取得单独同意的义务由作为处理者的律师事务所承担，律所应通过《授权委托书》《委托代理合同》中的专门条款或独立签署的告知同意书，向当事人/委托人明确告知并取得其单独同意；
- 我们在与律所签订的服务合同中，明确约定了律所负有"确保已依法取得个人信息主体单独同意"的保证义务；
- 我们按照《个保法》第五十一条的要求，对敏感个人信息采取加密存储等更严格的保护措施。
4.3 不适用同意的法定情形
依据《个人信息保护法》第十三条第 1 款第 3 项至第 7 项，以下情形处理个人信息无需取得个人同意：
- 为履行法定职责或者法定义务所必需；
- 为应对突发公共卫生事件，或者紧急情况下为保护自然人的生命健康和财产安全所必需；
- 依照本法规定在合理的范围内处理个人自行公开或者其他已经合法公开的个人信息；
- 法律、行政法规规定的其他情形。
4.4 关于告知义务的履行
依据《个人信息保护法》第十七条，我们已通过《大总管隐私政策》向用户告知以下事项：
- 我们的名称和联系方式；
- 处理目的、处理方式，处理的个人信息种类、保存期限；
- 个人行使权利的方式和程序。
该政策已在本系统显著位置公示，用户可随时查阅。
五、个人信息处理方式与安全措施
5.1 处理方式
| 环节 | 具体方式 |
|---|---|
| 收集 | 律所管理员录入、用户自行设置、系统自动采集（仅日志）、API 接口传输 |
| 存储 | 存储于中华人民共和国境内的云服务器，采用 AES-256 加密存储敏感字段，密码采用不可逆哈希算法存储 |
| 使用 | 仅用于本说明第三节所列的特定目的，实行严格的最小权限访问控制 |
| 传输 | 全链路 HTTPS/TLS 加密传输 |
| 提供 | 除法律法规强制要求或取得单独同意外，不向任何第三方提供 |
| 删除 | 按约定保存期限到期后删除或匿名化处理 |
5.2 安全技术措施
- 身份鉴权：所有 API 调用须经身份鉴权；服务端以凭证反查用户身份并判定数据访问范围，不依赖客户端传入的任何身份标识；
- 权限隔离：遵循最小权限原则，实现律所之间、律师之间的多租户数据隔离，任一律所用户无法访问其他律所的数据；
- 传输加密：HTTPS/TLS 1.2 及以上；
- 存储加密：敏感个人信息加密存储；
- 访问审计：记录数据访问与关键操作日志，保存不少于六个月；
- 安全防护：部署防火墙、入侵检测、防病毒等安全防护措施，定期进行漏洞扫描与渗透测试；
- 备份恢复：定期进行数据备份，具备灾难恢复能力。
5.3 安全管理措施
- 已通过 ISO/IEC 27001 信息安全管理体系认证；
- 建立并实施《数据安全管理制度》《个人信息保护操作规程》《数据安全事件应急预案》；
- 与全体员工签署保密协议，对接触个人信息的岗位实行最小授权；
- 定期开展个人信息保护培训与考核；
- 每年至少开展一次个人信息保护合规审计。
六、个人信息保存期限
| 信息类别 | 保存期限 | 依据 |
|---|---|---|
| 账号信息 | 账号存续期间，注销后 30 日内删除或匿名化 | 服务必要 |
| 登录与操作日志 | 不少于 6 个月，最长 3 年 | 《网络安全法》第 21 条 |
| 律师执业信息 | 账号存续期间 | 服务必要 |
| 案件与委托人信息 | 遵循律所指示及法律服务档案管理期限（一般不少于 5 年，重大案件长期保存） | 律所指示 + 行业档案管理要求 |
| 财务、开票信息 | 保存不少于 10 年 | 《税收征收管理法实施细则》第 29 条 |
| 个人 API Key | 有效期内，失效后即时删除 | 服务必要 |
保存期限届满后，我们将对相关信息进行删除或匿名化处理；因技术原因难以立即删除的，我们将停止除存储和采取必要安全保护措施之外的一切处理。
七、个人信息出境说明
我们原则上不向中华人民共和国境外提供您的个人信息。
本系统的服务器及数据存储均位于中国境内。如因业务发展确需向境外提供个人信息的，我们将严格依照《个人信息保护法》第三十八条至第四十三条的规定，事先开展个人信息保护影响评估，并通过国家网信部门组织的安全评估、经专业机构进行个人信息保护认证、或与境外接收方订立标准合同等方式履行法定程序，同时向个人履行告知义务并取得单独同意。
八、个人信息主体的权利保障机制
| 权利 | 响应机制 | 承诺时限 |
|---|---|---|
| 查阅、复制 | 用户可通过系统"个人中心"自助查询；或通过客服渠道提交申请 | 15 个工作日内 |
| 更正、补充 | 系统内自助修改；或通过客服渠道提交申请 | 15 个工作日内 |
| 删除 | 通过客服渠道提交；涉及律所业务数据的，由我们协助转交律所处理 | 15 个工作日内 |
| 撤回同意 | 通过客服渠道提交，我们停止相应处理（不影响撤回前已进行的处理） | 15 个工作日内 |
| 转移 | 符合国家网信部门规定条件的，我们提供转移途径 | 15 个工作日内 |
| 解释说明 | 通过客服渠道提交，我们予以解释说明 | 15 个工作日内 |
| 逝者近亲属权利 | 依据《个保法》第四十九条，近亲属可为自身合法、正当利益行使查阅、复制、更正、删除等权利，但逝者生前另有安排的除外 | 15 个工作日内 |
对于律所业务数据中的当事人、委托人信息，因我们系受律所委托处理，我们将协助信息主体联系所属律所，并在收到律所指示后配合履行相应义务。
我们承诺不因个人行使上述权利而拒绝提供服务。
九、个人信息保护影响评估
依据《个人信息保护法》第五十五条，我们针对以下情形已开展个人信息保护影响评估，并留存评估报告至少三年：
- 处理敏感个人信息（案件当事人信息、财务信息等）；
- 利用个人信息进行自动化决策（本系统不涉及）；
- 委托处理个人信息、向第三方提供个人信息；
- 向境外提供个人信息（如有）。
评估内容包括：处理目的与方式的合法、正当、必要性与对个人权益的影响；个人权益可能面临的安全风险；保护措施是否合法、有效并与风险程度相适应。
十、附则
10.1 本说明与《大总管隐私政策》《大总管用户服务协议》共同构成大总管（上海）科技有限公司关于个人信息保护的完整文件体系。
10.2 本说明依据的法律法规发生变化的，我们将及时修订本说明并重新公示。
10.3 用户、监管机构或合作平台如需就本说明进一步了解或核实，可通过以下方式联系我们：
- 公司名称：大总管（上海）科技有限公司
- 个人信息保护负责人邮箱：472720628@qq.com
- 客服电话：400-618-2019
- 工作时间：周一至周五 9:00–18:00（法定节假日除外）
附录：法律依据条文摘录
《中华人民共和国个人信息保护法》第十三条
符合下列情形之一的，个人信息处理者方可处理个人信息：
（一）取得个人的同意；
（二）为订立、履行个人作为一方当事人的合同所必需，或者按照依法制定的劳动规章制度和依法签订的集体合同实施人力资源管理所必需；
（三）为履行法定职责或者法定义务所必需；
（四）为应对突发公共卫生事件，或者紧急情况下为保护自然人的生命健康和财产安全所必需；
（五）为公共利益实施新闻报道、舆论监督等行为，在合理的范围内处理个人信息；
（六）依照本法规定在合理的范围内处理个人自行公开或者其他已经合法公开的个人信息；
（七）法律、行政法规规定的其他情形。
依照本法其他有关规定，处理个人信息应当取得个人同意，但是有前款第二项至第七项规定情形的，不需取得个人同意。
《中华人民共和国个人信息保护法》第二十八条
敏感个人信息是一旦泄露或者非法使用，容易导致自然人的人格尊严受到侵害或者人身、财产安全受到危害的个人信息，包括生物识别、宗教信仰、特定身份、医疗健康、金融账户、行踪轨迹等信息，以及不满十四周岁未成年人的个人信息。
只有在具有特定的目的和充分的必要性，并采取严格保护措施的情形下，个人信息处理者方可处理敏感个人信息。
《中华人民共和国个人信息保护法》第二十九条
处理敏感个人信息应当取得个人的单独同意；法律、行政法规规定处理敏感个人信息应当取得书面同意的，从其规定。
大总管（上海）科技有限公司 2026 年 9 月 18 日